Początek stycznia to termin rozliczania rocznych dotacji dla placówek oświatowych. Wiele osób pyta się, jakie wydatki można sfinansować z dotacji.

Odpowiedź na to pytanie może być zarówno bardzo prosta, jak i trudna, gdyż podlega pewnym zastrzeżeniom. Ogólnie, przeznaczenie wydatków, które mogą być finansowane z dotacji oświatowej, określa  art. 90 ust. 3d ustawy o systemie oświaty zawiera przepis. Jest to JEDYNY przepis prawa (rangi ustawowej), który reguluję te kwestię. Muszę tu zaznaczyć, że zapisy uchwał rad gmin NIE MOGĄ modyfikować tego przepisu ani go zmieniać, w szczególności ograniczać.

Przepis ten w ciągu ostatnich 2 lat ulegał zmianom, najpierw na podstawie ustawy z 13 czerwca 2013 r., a następnie ustawy z 20 lutego 2015 r. W doktrynie przyjęto, że zmiany powyższe miały charakter doprecyzowujący, to znaczy, że nie wprowadzały odmiennego katalogu wydatków, lecz potwierdzały praktykę, która w tym zakresie istniała, oraz wyjaśniały wątpliwości, które się pojawiały na gruncie przepisów obowiązujących do końca 2013 r.

Ważną zmianą, która weszła w życie 1 stycznia 2014 r., było zapisanie wprost w przepisie, iż z dotacji finansować można wynagrodzenie osoby prowadzącej, jeśli jednocześnie pełni funkcję dyrektora szkoły, przedszkola lub placówki. Miało oto ogromne znaczenie w praktyce, gdyż poprzednio często organy kontrole, a nawet sądy administracyjne, uznawały, że w przypadku łączenia funkcji, wynagrodzenie takiej osoby nie może być pokrywane z dotacji.

Następna zmiana, od 31 marca 2015 r, przyniosła dodanie i wyjaśnienie kolejnej spornej kwestii, a mianowicie tzw. wydatków organu prowadzącego. W przeszłości bowiem także często odmawiano uznania niektórych wydatków twierdząc, że nie dotyczą one bezpośrednio szkoły, lecz należą do zadań organu prowadzącego. W szczególności dotyczyło to takich kosztów, jak prowadzenie księgowości i administracji.

Obecnie należy uznać, że katalog zawarty w art. 90 ust. 3d jest na tyle otwarty, że dopuszcza wszelkie wydatki czynione na szkołę („każdy wydatek”), poza wydatkami majątkowymi. Aktualne brzmienie tego przepisu jest następujące:

Dotacje, o których mowa w ust. 1a-3b, są przeznaczone na dofinansowanie realizacji zadań szkoły, przedszkola, innej formy wychowania przedszkolnego lub placówki w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym profilaktyki społecznej. Dotacje mogą być wykorzystane wyłącznie na:

1) pokrycie wydatków bieżących szkół, przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego i placówek, obejmujących każdy wydatek poniesiony na cele działalności szkoły, przedszkola, innej formy wychowania przedszkolnego lub placówki, w tym na:

a) wynagrodzenie osoby fizycznej prowadzącej szkołę, przedszkole, inną formę wychowania przedszkolnego lub placówkę, jeżeli odpowiednio pełni funkcję dyrektora szkoły, przedszkola lub placówki albo prowadzi zajęcia w innej formie wychowania przedszkolnego,

b) sfinansowanie wydatków związanych z realizacją zadań organu prowadzącego, o których mowa w art. 5 ust. 7

– z wyjątkiem wydatków na inwestycje i zakupy inwestycyjne, zakup i objęcie akcji i udziałów lub wniesienie wkładów do spółek prawa handlowego;

2)  zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, obejmujących:

a) książki i inne zbiory biblioteczne,

b) środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w szkołach, przedszkolach i placówkach,

c) sprzęt sportowy i rekreacyjny,

d) meble,

e) pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości, w momencie oddania do używania.

Wyłączone są zatem wydatki na inwestycje oraz wydatki majątkowe, których wartość zakupu przekracza obecnie 3.500 zł, z wyjątkiem tych, które są bezpośrednio wymienione w przepisie (np. sprzęt sportowy, środki dydaktyczne) i których wartość może przekraczać tę kwotę.

Nie ma jednoznacznego katalogu wydatków „dozwolonych” i „niedozwolonych”. W praktyce, do oceny organów kontrolujących i dotujących należy, czy dany konkretny wydatek będzie uznany za dopuszczalny, czy też za poniesiony niezgodnie z przeznaczeniem. Należy dodać, że przepisy ustawy o finansach publicznych regulują zasady zwrotu do budżetu dotacji pobranych w nadmiernej wysokości, niewydatkowanych do końca roku budżetowego lub też wydatkowanych niezgodnie z przeznaczeniem.

W praktyce można jednak wskazać kilka wydatków, które dosyć powszechnie nie są uznawane za mieszczące się w katalogu ustawowym. Są to np. wydatki na reklamę czy wyżywienie dzieci w przedszkolach, jeśli jednocześnie koszty wyżywienia pokrywają rodzice i jest to zapisane w statutach czy umowach z rodzicami. Często kwestionowane są wydatki na samochód, przy czym oczywiście zakup będzie wydatkiem majątkowym (więc wprost wyłączonym), ale także kwestionuje się wydatki na leasing czy paliwo. W takich sytuacjach należy do tego podchodzić bardzo indywidualnie i dowodzić, że użytkowanie samochodu ma bezpośredni związek z prowadzeniem szkoły czy przedszkola. Należy uznać, że wydatki na administrację, utrzymanie budynku szkoły, księgowość, wynagrodzenia nauczycieli i innego personelu, realizację programu edukacyjnego i wychowawczego, energię, czynsze wynajmu pomieszczeń, zakupy pomocy dydaktycznych i materiałów, wprost są dopuszczane i przewidziane przepisami ustawy. Sporne są natomiast wydatki (oprócz przykładowo wskazanych powyżej), m.in. na wynajem pomieszczeń należących do małżonka czy wprost właściciela szkoły, odsetki od kredytu na zakup lokalu, na pewno uznano za niedopuszczalny koszt amortyzacji, który nie jest wydatkiem lecz odpisem księgowym i podatkowym. W praktyce kwestionowano także (w przeszłości) szkolenia czy kursy podejmowane przez osobę prowadzącą, wynagrodzenie osoby prowadzącej jeśli jednocześnie nie pełniła funkcji dyrektora, a inne funkcje (np. wicedyrektor, kierownik, przy czym nie była także nauczycielem), lecz moim zdaniem szczególnie po zmianie w 2015 r., takie wydatki nie powinny już być kwestionowane.

autor: Robert Kamionowski, radca prawny