Często spotykanym problemem jest podział kosztów, które mogą być uznane za koszty wspólne różnych placówek niepublicznych, prowadzonych przez ten sam organ lub działających w ramach zespołów w jednym budynku, np. oddziału przedszkolnego i szkoły lub szkoły i przedszkola. Dotyczyć to może takich kosztów stałych, jak ogrzewanie, energia, czynsze, administracja i księgowość etc., oraz podział kosztów, w szczególności wynagrodzeń, które dotyczą w różnym stopniu tych różnych placówek, ale dają się przypisać do nich w bardziej konkretny sposób.
Same przepisy nie przynoszą rozstrzygnięcia, jak należy postępować w takich sytuacjach. Pomocne może być zatem orzecznictwo oraz ukształtowana praktyka. Dopuszczają one dzielenie kosztów, ponoszonych wspólnie przez różnego rodzaju placówki, w taki sposób, aby każdej z nich można było przypisać odpowiednią część wydatków.
Przykładowo, w wyroku WSA w Krakowie w wyroku z 2013-02-19 sygn. I SA/Kr 1955/12 oraz WSA w Kielcach z 2011-10-26 sygn. I SA/Ke 369/11 stwierdzono:
W przypadku wykazania przez spółkę, jako organ prowadzący szkołę, że ze względów organizacyjnych spółka ponosi wspólne koszty obsługi kadrowej, administracyjnej, finansowo – księgowej, prowadzonych szkół, to wydatki na obsługę w tym zakresie, w części dotyczącej szkoły na którą dotacja została przyznana, należy uznać za związane z realizacją zadań o których mowa w art. 90 ust 3d ustawy.
W tym zakresie, to jest co do metod podziału kosztów, nie ma jednolitych i określonych zasad. Należy zatem dokonywać podziału kosztów zgodnie z ich charakterem, przeznaczeniem oraz rodzajem i wielkością samych placówek. Organ prowadzący powinien samodzielnie określić sposób podziału i dokumentowania kosztów, np. wewnętrznym zarządzeniem lub uchwałą (np. jeśli jest to osoba prawna posiadająca kolegialny organ zarządu).
Koszty dotyczące budynków, pomieszczeń, mogą być dzielone, o ile ich charakter na to pozwala, np. w proporcji wielkości pomieszczeń zajmowanych przez różnego rodzaju placówki, w tym wypadku proporcji powierzchni lub liczby pomieszczeń oddziału przedszkolnego i szkoły. Taki podział może być odpowiedni dla kosztów wynajmu, ogrzewania, energii elektrycznej, czyli takich, które nie zależą zasadniczo od liczby uczniów. Wtedy dotacje udzielane na poszczególne placówki pokrywać będą odpowiednią część tych kosztów wspólnych, przypisanych danej placówce. Należy jednak zaznaczyć, iż nie jest to jedyna metoda, gdyż organ może przyjąć także metodę proporcjonalności do liczby uczniów, i także nie będzie to błędem.
Inne koszty mogą zostać podzielone proporcjonalnie do liczby uczniów tych placówek. W szczególności, takimi kosztami mogą być wynagrodzenia personelu pomocniczego, administracyjnego, dyrektora. Natomiast wynagrodzenia personelu pedagogicznego raczej powinny zostać podzielone według czasu pracy w poszczególnych placówkach, np. w podziale godzinowym.
Taki sposób podziału kosztów jest akceptowany przez judykaturę, np. w wyroku z 2013-05-21 sygn. I SA/Kr 159/13, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie stwierdził:
Organ zakwestionował część przyznanej dotacji na podstawie dokumentów przedłożonych przez skarżącą. Z tych dokumentów wymienionych w protokole kontroli z dnia 12 marca 2012r. wynikało, że część wydatków na wynagrodzenia i pochodne z tytułu umów z nauczycielami nie dotyczyły realizacji zajęć dydaktycznych w Prywatnej Zasadniczej Szkole Zawodowej, lecz w dwóch pozostałych szkołach prowadzonych przez skarżącą. W innych przypadkach nie dało się stwierdzić z dokumentów przedłożonych przez skarżącą które wynagrodzenia dla nauczycieli dotyczyły realizacji zajęć właśnie w Prywatnej Zasadniczej Szkole Zawodowej.
Skarżąca nie była w stanie podzielić wydatków na wynagrodzenia na poszczególne szkoły. Organ nie zakwestionował przy tym całości wydatków, tylko na podstawie danych z systemu informacji oświatowej ustalił wymiar godzin zajęć poszczególnych nauczycieli w poszczególnych szkołach i wyliczył procentowy udział godzin danego nauczyciela w poszczególnych szkołach.
Skarżąca podważając ustalenia organów nie wskazała na inny sposób prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia dla nauczycieli w poszczególnych szkołach, a z uwagi na charakter otrzymanego świadczenia (dotacja ze środków publicznych) sama powinna była dbać o wykazanie i udokumentowanie należytego wydatkowania dotacji dla konkretnej szkoły.
(pogrubionym tekstem zaznaczono fragmenty adekwatne do rozpatrywanego problemu)
Nie ma także przeszkód, aby każda z placówek miała zawartą odrębną umowę zarówno z dostawcami mediów (o ile warunki techniczne na to pozwalają, jak np. oddzielne liczniki), a przede wszystkim z nauczycielami lub personelem niepedagogicznym, przy czym oczywiście mogą to być umowy na część etatu, przypadającą na daną placówkę.
Zatem tego rodzaju koszty wspólne, ponoszone przez działające razem, w szczególności w ramach zespołu placówki, mogą i powinny zostać podzielone przez organ prowadzący, o ile nie ma możliwości ich odrębnego udokumentowania. Sposób podziału kosztów powinien jak najbardziej odpowiadać ich charakterowi, np. według proporcji pomieszczeń (powierzchni), liczby uczniów lub ilości godzin przeznaczanych na pracę w każdej z tych placówek. Sposób podziału powinien zostać z góry, dla celowe dokumentacyjnych, określony przez ten organ w stosownym dokumencie, jak zarządzenie czy uchwała. Takie wydatki, odpowiednio podzielone i ponoszone przez szkołę, w części wyliczonej przez organ prowadzący, dotyczące i odpowiadające udziałowi tej szkoły, są uzasadnionymi wydatkami, które mogą być pokrywane (finansowane bądź współfinansowane) z dotacji udzielanej przez jednostkę samorządową.
Autor: Robert Kamionowski, radca prawny
Kontakty mailowe: kontakt@prawoiedukacja.pl ; rk@pnplaw.pl