Podczas rozliczenia rocznej dotacji przedszkolnej, częstym zgłaszanym przez Państwa problemem, jest wprowadzany przez gminy obowiązek należytej dekretacji dokumentów finansowych potwierdzających wydatki rozliczone z dotacji. Zdarza się, że gminy wymagają w tym zakresie opatrzenia dokumentu pieczęcią, wskazującą na całkowite lub częściowe rozliczenie danego wydatku z dotacji przedszkolnej. Dokumenty, które nie są opatrzone pieczęcią nie są uznawane za podstawę rozliczenia dotacji co również wpływa negatywnie na możliwość złożenia korekty rozliczenia.
Wydaje się, że jest to praktyka nieprawidłowa gdyż organy gminy nie mają kompetencji do wprowadzania odmiennych zasad prowadzenia dokumentacji finansowej od tych zawartych w ustawie o rachunkowości.
Wynika to przede wszystkim z podstawowej zasady konstytucyjnej, iż władza publiczna działa w granicach i na podstawie prawa. Wobec powyższego jeżeli przepis prawa nie przewiduje możliwości danego działania dla organów władzy publicznej (w tym organów gminy) to takie działanie będzie bezprawne i jako takie nie może wywoływać skutków prawnych.
W powyższym kontekście należy zwrócić uwagę, że ustawa o systemie oświaty zezwala radzie gminy wyłącznie na wydawanie aktów prawa miejscowego w zakresie trybu udzielania i rozliczania dotacji, oraz trybu i zakres kontroli prawidłowości ich wykorzystywania.
W tym zakresie część składów sądy administracyjnych wskazuje, że „użyte w art. 90 ust. 4 u.s.o. określenie „tryb rozliczania dotacji… oraz termin i sposób rozliczenia dotacji”, należy odnosić do czynności o charakterze materialno-technicznym z zakresu księgowości i rachunkowości. Tryb rozliczania oznacza zwłaszcza zasady i terminy zgłaszania korekty danych stanowiących podstawę naliczenia dotacji oraz sprawozdawczości dla organu dotującego. W tak rozumianym upoważnieniu nie mieści się ustanawianie obowiązku opatrywania pieczęcią i opisem o określonej treści faktur (rachunków). Taką ingerencję organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego w sposób opisu (dekretacji) dokumentów źródłowych należy uznać za pozbawioną podstaw prawnych. Należy zauważyć, że dekretacja wspomnianych dokumentów stanowi w istocie element rachunkowości beneficjenta dotacji, zaś ani z art. 90 ust. 4 u.s.o., ani innego przepisu ustawy nie wynika upoważnienie do tego, aby organy stanowiące jednostki samorządu terytorialnego mogły regulować aktem prawa miejscowego zasady prowadzenia dokumentacji finansowo – księgowej przez podmioty otrzymujące dotacje”. Stanowisko takie zawarł zarówno Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 28 listopada 2012 r., II GSK 1759/2011 jak i Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z 7 kwietnia 2014 r., I Sa/Gl 875/2013
Jednakże przeciwne stanowisko zawarł Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 13 grudnia 2012 r. w sprawie II GSK 1860/2011 a także Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 6 marca 2014 r. (IV SA/Wr 330/13)
Na szczególną uwagę w tym zakresie zasługuje również tegoroczny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, gdzie wskazuje się, że „W zakresie interpretacji delegacji ustawowej określonej w art. 90 ust. 4 u.s.o. istnieje utrwalone stanowisko sądów administracyjnych. Wywieść można z niego jednoznacznie, iż upoważnienie do ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji oraz trybu i zakresu kontroli nie jest równoznaczne z kompetencją organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego do ograniczania prawa do wypłaty dotacji. Pojęcie rozliczanie, użyte przez ustawodawcę, rozumieć należy jako czynności z zakresu księgowości i rachunkowości i to o charakterze materialno – technicznym. Zaś “tryb udzielania i rozliczania” oznaczać winien zasady i terminy zgłaszania korekty danych stanowiących podstawę naliczania dotacji, a także zwrotu niewykorzystanej dotacji jednostce samorządu, która jej udzieliła (…) Należy zauważyć, że organ prowadzący niepubliczne przedszkole jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( I SA/Gd 359/14). Wprawdzie wyrok ten zapadł w odniesieniu do wprowadzonego uchwała gminy obowiązku prowadzenia osobnej ewidencji wydatków pokrywanych z dotacji, to jednak zawarte w nim uwagi dotyczące zakazu ograniczania prawa do dotacji aktem prawa miejscowego mają charakter uniwersalny.
W konsekwencji należałoby przyjąć, że w przypadku w którym odmawia się zakwalifikowania wydatku z powodu braku jego dekretacji przewidzianej uchwałą rady gminy, dochodzi do niedopuszczalnego ograniczenia prawa do dotacji. Takie postanowienia uchwały rady gminy należy więc uznać za naruszające prawo.
W praktyce jednak, z uwagi na bardzo rozbieżne orzecznictwo sadowe w tym zakresie, należałoby z ostrożności stosować się do zawartych w uchwale postanowień na temat dekretacji dokumentów, przynajmniej do czasu zaskarżenia uchwały rady gminy w tym zakresie.
autor: Lech Gniady, radca prawny